Założenie własnej działalności gospodarczej w Polsce jest bezpłatne i można to zrobić w kilka minut online przez CEIDG. Jednak zanim wyślesz pierwszy rachunek, warto wiedzieć, ile faktycznie będzie Cię kosztować prowadzenie firmy. W 2026 roku przedsiębiorca musi liczyć się z kilkoma stałymi obciążeniami: składkami ZUS, podatkiem dochodowym oraz ewentualnie VAT. Ten przewodnik zestawia wszystkie koszty krok po kroku.
Rejestracja firmy — ile kosztuje w 2026?
Dobra wiadomość: rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej przez CEIDG jest bezpłatna. Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składasz online na ceidg.gov.pl, przez profil zaufany lub e-dowód. Nie płacisz za wpis do rejestru, nie potrzebujesz notariusza ani prawnika na start.
Jeśli zamierzasz prowadzić spółkę (np. sp. z o.o.), koszty są wyższe: opłata sądowa za wpis do KRS wynosi 500 zł online (250 zł przez portal S24 przy zawiązaniu spółki elektronicznie), plus minimalny kapitał zakładowy 5 000 zł.
Dla zdecydowanej większości freelancerów i specjalistów na B2B wystarczy jednak JDG — i tu start jest darmowy.
Składki ZUS w 2026 — preferencyjne i standardowe
ZUS to najistotniejszy stały koszt jednoosobowej działalności. W 2026 roku obowiązują dwa główne warianty:
- Mały ZUS (preferencyjny) — pierwsze 24 miesiące: podstawa wymiaru 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 daje to składkę społeczną ok. 419–430 zł miesięcznie (emerytalna + rentowa + chorobowa + wypadkowa). Do tego składka zdrowotna — zależy od formy opodatkowania i dochodu, ale minimalna to ok. 381 zł/mies. (9% × 75% minimalnego wynagrodzenia pracowników).
- Standardowy ZUS — od 25. miesiąca działalności: podstawa wymiaru 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2026 wynosi to ok. 4 694 zł, a łączna składka społeczna sięga ok. 1 500–1 560 zł miesięcznie (bez składki zdrowotnej).
- Ulga na start — pierwsze 6 miesięcy: nowi przedsiębiorcy (po raz pierwszy lub po 60-miesięcznej przerwie) przez pierwsze 6 miesięcy nie płacą składek społecznych w ogóle. Obowiązkowa pozostaje tylko składka zdrowotna.
Schemat kosztów ZUS przez pierwsze lata: 6 mies. ulga na start (tylko zdrowie ~381 zł) → 24 mies. mały ZUS (~420 + ~381 zł) → pełny ZUS (~1 500 + składka zdrowotna).
Formy opodatkowania — PIT liniowy, ryczałt, skala
Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji finansowych na początku działalności. W 2026 masz trzy opcje:
- Skala podatkowa (zasady ogólne): 12% do 120 000 zł dochodu rocznie, 32% od nadwyżki. Kwota wolna 30 000 zł. Możliwość rozliczania kosztów. Korzystna przy niskich dochodach i dużych kosztach.
- PIT liniowy 19%: stała stawka niezależnie od dochodu. Brak kwoty wolnej i ulg (np. prorodzinnej). Opłaca się powyżej ok. 120 000 zł dochodu rocznie. Składka zdrowotna = 4,9% dochodu (min. 381 zł/mies.).
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: podatek od przychodu (bez odliczania kosztów). Stawki zależą od PKD: programiści 12%, wolne zawody 17%, handel 3%, usługi budowlane 5,5%. Korzystny przy wysokich marżach i niskich kosztach. Składka zdrowotna = 9% od podstawy ryczałtowej.
Przykład: programista zarabiający 15 000 zł/mies. brutto (przychód 180 000 zł rocznie) przy kosztach 10 000 zł rocznie zapłaci: ryczałt 12% × 180 000 = 21 600 zł podatku; liniowy 19% × 170 000 = 32 300 zł. W tym przypadku ryczałt jest tańszy o ponad 10 000 zł rocznie.
Inne opłaty i koszty prowadzenia firmy
Poza ZUS i podatkiem warto uwzględnić:
- Księgowość: samodzielna (KPiR lub ewidencja ryczałtowa) jest darmowa; biuro rachunkowe kosztuje 100–400 zł/mies. dla JDG.
- Oprogramowanie: program do fakturowania (np. Fakturownia, iFirma, Wfirma) od 0 do ok. 100 zł/mies.
- VAT: obowiązkowy po przekroczeniu 200 000 zł obrotu rocznie. Czynny podatnik VAT ponosi dodatkowy koszt obsługi deklaracji JPK_V7 (miesięcznie lub kwartalnie).
- Ubezpieczenie OC: dobrowolne, ale zalecane w zawodach usługowych — od kilkuset złotych rocznie.
- Rachunek firmowy: wymagany przy VAT lub pełnej KPiR; wiele banków oferuje darmowe konta dla firm.
Skorzystaj z kalkulatora B2B, by porównać opłacalność swojej działalności względem umowy o pracę.
Podsumowanie kosztów — przykład miesiąc po miesiącu
Programista, ryczałt 12%, przychód 12 000 zł/mies., pierwsze 6 miesięcy (ulga na start):
- Składka zdrowotna: ~381 zł
- Ryczałt PIT: 12 000 × 12% ÷ 12 = 1 440 zł/mies. (płatny zaliczkowo)
- Łączne obciążenia: ok. 1 820 zł/mies. — przy przychodzie 12 000 zł to efektywna stopa ok. 15%.
Po upływie ulgi na start (mały ZUS przez kolejne 24 miesiące): składki społeczne ~420 zł + zdrowie ~381 zł → łączne obciążenia wzrastają do ok. 2 240 zł/mies.
FAQ — najczęstsze pytania
- Czy rejestracja działalności jest płatna? Nie — wpis do CEIDG przez internet jest bezpłatny i można go złożyć przez profil zaufany w kilka minut.
- Ile trwa ulga na start? 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia podjęcia działalności. W tym czasie nie płacisz składek społecznych ZUS — tylko składkę zdrowotną.
- Kiedy mały ZUS przestaje obowiązywać? Po 24 miesiącach korzystania z preferencyjnych składek (nie wliczając okresu ulgi na start) przechodzisz na pełny ZUS.
- Czy mogę zmienić formę opodatkowania? Tak, ale tylko raz w roku — do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy przychód w nowym roku. Termin dla ryczałtu to 20 lutego.
- Czy na ryczałcie mogę odliczać koszty? Nie — ryczałt jest liczony od przychodu, nie dochodu. Dlatego opłaca się tylko przy niskich kosztach prowadzenia działalności.
- Jaka składka zdrowotna przy liniowym PIT? 4,9% dochodu miesięcznie, jednak nie mniej niż 9% × 75% minimalnego wynagrodzenia (ok. 381 zł w 2026).