Pracownicy, którzy do celów służbowych używają prywatnego samochodu, mają prawo do zwrotu kosztów w postaci tzw. kilometrówki. W 2026 roku obowiązujące stawki za jeden przejechany kilometr są określone rozporządzeniem ministra właściwego do spraw pracy. Znajomość tych stawek oraz zasad prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu pozwoli prawidłowo rozliczyć każdą podróż służbową i uniknąć problemów podatkowych.
Aktualne stawki kilometrówki w 2026 roku
Rozporządzenie określa trzy stawki w zależności od rodzaju pojazdu:
- Samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³: 0,89 zł za kilometr
- Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³: 1,15 zł za kilometr
- Motocykl: 0,69 zł za kilometr
- Motorower: 0,42 zł za kilometr
Stawki te obowiązują zarówno przy rozliczeniach z pracodawcą, jak i przy korzystaniu z pojazdu przez przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Miesięczne limity kilometrów
Pracodawca może zwrócić koszty tylko do określonego miesięcznego limitu przebiegu, który zależy od liczby mieszkańców miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony:
- Do 100 000 mieszkańców: 300 km/miesiąc
- Od 100 001 do 500 000 mieszkańców: 500 km/miesiąc
- Powyżej 500 000 mieszkańców: 700 km/miesiąc
Limity te dotyczą wyjazdów lokalnych. Podróże służbowe poza stałe miejsce wykonywania pracy (delegacje) rozliczane są na odrębnych zasadach — bez ograniczeń kilometrowych, ale na podstawie faktycznie przejechanych tras.
Jak obliczyć zwrot kosztów — przykład praktyczny
Obliczenie jest proste: wystarczy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę.
Wzór: Kwota zwrotu = liczba km × stawka za km
Przykład 1 — lokalny ryczałt: Pracownik zatrudniony w Warszawie (powyżej 500 tys. mieszkańców) używa auta o pojemności 1400 cm³ i jeździ 500 km miesięcznie w celach służbowych.
Zwrot = 500 km × 1,15 zł = 575 zł miesięcznie — wolne od podatku dochodowego.
Przykład 2 — delegacja poza miejscem pracy: Ten sam pracownik jedzie w delegację do Krakowa i z powrotem (ok. 600 km łącznie).
Zwrot = 600 km × 1,15 zł = 690 zł za tę podróż.
Ewidencja przebiegu pojazdu — co musi zawierać?
Warunkiem uzyskania zwrotu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Dokument taki powinien zawierać:
- Nazwisko i imię pracownika oraz numer rejestracyjny pojazdu
- Pojemność silnika
- Kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu
- Opis trasy: skąd dokąd
- Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
- Stawkę za km oraz kwotę do wypłaty
- Podpis pracownika i podpis pracodawcy (lub osoby upoważnionej)
Brak ewidencji lub jej niekompletność może skutkować zakwestionowaniem zwrotu przez urząd skarbowy i koniecznością zapłaty podatku dochodowego od otrzymanej kwoty.
Kiedy kilometrówka jest zwolniona z podatku?
Zwrot kosztów na podstawie kilometrówki jest wolny od podatku dochodowego (PIT) oraz składek ZUS, o ile nie przekracza kwoty wynikającej z przemnożenia faktycznych kilometrów przez stawkę ustawową. Kwota ponadnormatywna — np. gdy pracodawca wypłaca wyższą stawkę — stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu. Dlatego najczęściej stosuje się dokładnie stawki z rozporządzenia.
Aby łatwo i szybko wyliczyć należny zwrot kosztów, skorzystaj z kalkulatora kilometrówki na Liczbnik.pl. Wpisz liczbę kilometrów, wybierz pojemność silnika i miejscowość — kalkulator automatycznie poda kwotę zwrotu oraz sprawdzi, czy mieścisz się w miesięcznym limicie.