Kalkulator kilometrówki

Kilometrówka to potoczna nazwa zwrotu kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pracodawca wypłaca pracownikowi kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Zgodnie z rozporządzeniem MF z 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2442) obowiązują stawki: samochód osobowy do 900 cm³ — 0,89 zł/km; samochód osobowy powyżej 900 cm³ — 1,15 zł/km; motocykl — 0,69 zł/km; motorower — 0,42 zł/km.

Zwrot kosztów do wysokości stawek rozporządzenia jest wolny od podatku dochodowego i składek ZUS. Nadwyżka ponad limit podlega opodatkowaniu PIT i oskładkowaniu. Pracodawca powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Prawo do rozliczenia kilometrówki mają pracownicy, zleceniobiorcy oraz przedsiębiorcy używający prywatnego pojazdu do jazd lokalnych lub podróży służbowych na podstawie umowy z pracodawcą lub własnej działalności.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, daty i cele wyjazdów, trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis podatnika i pracodawcy. Jest podstawą do wypłaty kilometrówki.

W podróży służbowej poza miejscowością zamieszkania pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów transportu. W przypadku jazd lokalnych – tylko jeśli zawarł z pracownikiem stosowną umowę lub ustanowił taki regulamin. Stawki rozporządzenia określają górny limit zwolnienia z podatku.

Pracodawca może wypłacić wyższy zwrot, jednak nadwyżka ponad ustawowe stawki będzie stanowiła przychód pracownika, od którego nalicza się podatek dochodowy i składki ZUS.

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki za używanie prywatnego samochodu do celów firmowych w ramach tzw. kilometrówki — do wysokości stawek z rozporządzenia, na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Stawki są ustalane rozporządzeniem Ministra Finansów i nie zmieniają się automatycznie co rok. Ostatnia zmiana nastąpiła w 2023 r. i znacząco podwyższyła stawki w stosunku do poprzednich. Warto śledzić obwieszczenia MF, gdyż mogą ulec kolejnej aktualizacji.

Kalkulator ma charakter orientacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Rzeczywista kwota zwrotu zależy od treści umowy z pracodawcą, regulaminu pracy i aktualnych przepisów. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.